Mit dem Eisenhower-Prinzip zu mehr Zeit

Im Laufe der letzten Jahre haben sich verschiedene Theorien und Prinzipien entwickelt, die uns zu mehr Zeit im Alltag und im Berufsleben verhelfen sollen. Das Zeitmanagement und ganz konkret das Eisenhower-Prinzip sind das Thema des folgenden Artikels.

Was versteht man unter dem Eisenhower-Prinzip?

Das Eisenhower-Prinzip (auch als Eisenhower-Methode oder -Matrix bezeichnet) legt den Fokus auf die wichtigsten Aufgaben. Alles Unwichtige wird rigoros aussortiert. Hierzu teilst du deine Aufgaben in unterschiedliche Quadranten, um deinem Tag und deiner Woche mehr Struktur zu verleihen. Einer der größten Fehler ist es nämlich, besonders eilige Aufgaben und Verpflichtungen als Erstes anzugehen und das eigentlich Wichtige aus den Augen zu verlieren.

Das Erfolgsgeheimnis des Eisenhower-Prinzips ist also im Grunde ein einfaches Entscheidungsraster, das Aufgaben in bestimmte Gruppen eingeteilt. Die eigentlichen Zeitfresser fallen hierbei schnell auf, da sie mehr Energie, Minuten und Stunden aus dem Tag nehmen, als ihm zu geben.

Wie wir Aufgaben in Quadranten einteilen

Aber wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip konkret? Nun, die Vorgehensweise folgt folgendem Schema:

1. Zu Beginn geht es darum, die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit einzuordnen. Hier ergeben sich verschiedene Konstellationen.
2. Zunächst kategorisierst du deine Aufgaben je nach Aufgabentyp in die Bereiche A, B, C und D.
3. Anschließend verteilen sich die Aufgaben auf die vier Quadranten 1-4.
4. Je nach Typ werden die Aufgaben sofort und mit Nachdruck erledigt oder fallengelassen. Alle Verpflichtungen in der D-Abteilung werden nicht erledigt.

Eisenhower-Prinzip und die Aufgabeneinteilung auf einen Blick

Die Aufgaben werden also nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortiert und den folgenden vier Quadranten zugeschrieben:

• Quadrant 1: In diesen Bereich fallen die dringenden und die wichtigen Aufgaben; ihnen wird im Eisenhower-Prinzip die höchste Stufe beigemessen. Am besten erledigst du diese Aufgaben sofort und ohne Umschweife.
• Quadrant 2: In diesen Bereich gehören die Aufgaben, die auch wichtig aber weniger dringend sind. Um diese Aufgaben solltest du dich unbedingt allein kümmern, dir aber für die Erledigung einen bestimmten Zeitrahmen einräumen.
• Quadrant 3: Diese Aufgaben sind dringend, aber weniger wichtig. In einigen Fällen ist es sogar möglich, diese Verpflichtungen an andere abzugeben. Es wäre also sinnvoll, diese Pflichten zeitnah von jemand anderem erledigen zu lassen.
• Quadrant 4: Diese Aufgaben bringen dich deinem Ziel keinen Schritt näher. Sie sind auch nicht wichtig. Das Eisenhower-Prinzip sieht vor, diese Aufgaben nicht zu erledigen.

Tipps und Tricks zur Umsetzung des Eisenhower-Prinzips

Eines haben das Eisenhower-Prinzip und weitere Prinzipien zum strukturierten Zeitmanagement wohl gemeinsam: Damit sie funktionieren, ist es unerlässlich, sich mit den eigenen Zielen und Prioritäten im Leben auseinanderzusetzen. Selbst wenn du kein Unternehmen führst, kannst du durch diese Prinzipien und die einzelnen Ansätze jede Menge Zeit sparen, dich reflektieren und deine Aufgaben gezielter strukturieren. Du solltest dir also folgende Fragen stellen:

• Möchtest du Karriere machen?
• Planst du eine Familie?
• Legst du großen Wert auf deine Freunde und möchtest deinem Hobby mehr Wichtigkeit beimessen?

Oftmals steht gerade die Arbeit im Fokus und damit auch das Geld, um sich seine eigenen Träume zu verwirklichen. Du solltest dir also darüber klar werden, welche Prioritäten du setzen möchtest.

Was haben Rechtshirner und Linkshirner mit dem Eisenhower-Prinzip zu tun?

Tatsächlich gibt es Menschen, die ohne Probleme ihre Aufgaben erledigen und alles ganz ohne Planungen und Zeitmanagement im Griff behalten. Aus wissenschaftlicher Perspektive ist hier von den Linkshirnern die Rede, also von Menschen mit einer ausgebildeten Dominanz in der linken Gehirnhälfte. Diese Menschen haben kein Problem, mit Fakten, Daten und Zahlen zu jonglieren und haben ein Faible für Listen und Analysen.

Wer hingegen zu den Rechthirnern gehört, arbeitet mit Gefühlen, Fantasie, Kreativität und Intuition. Intuitiv und spontan entscheiden Rechtshirner aus einem gewissen Chaos heraus. Ihnen sind Flexibilität ebenso wie Spontaneität besonders wichtig.

Tatsächlich denken sich 90 % der Menschen mit der Präferenz auf der linken Gehirnhälfte all diese Taktiken und Technik hinaus, die Zeit besser zu strukturieren und die Aufgaben zu analysieren. Das Eisenhower Prinzip möchte beiden Typen eine einfache Matrix an die Hand geben, um die Produktivität nach oben zu setzen.

Kritiken und Verbesserungsmöglichkeiten des Eisenhower-Prinzips

Die WirtschaftsWoche rät dazu, nur die Dinge die wichtig UND dringend sind, sofort zu erledigen. Genau hier setzen aber auch Kritiker des Eisenhower-Prinzips an. Sie stellen die Erkenntnis des Eisenhower-Prinzips infrage, dass wichtige Aufgaben selten dringend und dringende Aufgaben selten wichtig sind. Darüber hinaus gibt das Eisenhower-Prinzip keinen Leitfaden an die Hand, welche Dinge als „wichtig“ und welche als „dringlich“ gelten. Hier muss somit jeder für sich selbst definieren, was er als „wichtig“ und was er als „dringlich“ erachtet. Und genau das fällt vielen schwer. Wohingegen Dringlichkeit ggf. durch eine nahende Deadline sichtbar wird, wird die Wichtigkeit einer Aufgabe oft erst im Gesamtzusammenhang sichtbar und lässt sich nicht immer sofort erkennen.

Darüber hinaus kann es schwierig sein, regelmäßige und wiederkehrende Aufgaben in die vier Kategorien oder Quadranten einzuordnen.

Nie wieder Aufgaben aufschieben: Weitere nützliche Methoden

Parallel dazu gibt es viele Weisheiten und Theorien, wie zu Beispiel die ALPEN-Methode und die 72-Stunden-Regel. Bei Letzterer gilt es, eine Aufgabe die nächsten 72 Stunden anzugehen oder diese niemals zu erledigen. Generell ist gerade das Aufschieben beim Zeitmanagement das Fatale. So können schnell mal Wochen und Monate vergehen, bis aus heiterem Himmel längst vergessene Aufgaben auf dem Schreibtisch erscheinen. Eigentlich hätte die Erledigung dieser Aufgaben nur ein paar Stunden in Anspruch genommen.

Aufgaben, die über Wochen und Monate auf dem Tisch unangetastet liegen, werden aber wohl kaum noch erledigt. Diese Weisheit stellt sich in der Praxis als die volle Wahrheit heraus.

Zeitmanagement verbessern durch Ordnung, Struktur, Planung und Motivation

Das Eisenhower-Prinzip setzt ebenso wie andere Zeitmanagement-Methoden auf Ordnung, Struktur und Motivation. Folgende Tipps helfen dir dabei, dein Zeitmanagement zusätzlich zu verbessern:

• Checklisten, Aufgabenlisten und strukturierte Einteilung von Timeplanern bringen parallel zum Eisenhower-Prinzip mehr Struktur und Ordnung in deinen Tag.
• Versuche die Verpflichtungen des Alltags geschmeidig ineinander übergehen zu lassen.
• Vermeide unnötige Wege und plane die Zeit besser.
• Analysiere einfach mal den vergangenen Tag und schreibe penibel auf, wie lange du für welche Aufgaben gebraucht hast. So wirst du realisieren, wo die eigentlichen Lücken sind und was du besser machen kannst.
• Stelle dir die Zeit und einen Wecker und ordne Aufgaben ein gewisses Zeitlimit zu. Du wirst sehen, du arbeitest sofort fokussiert und produktiv an der Erledigung einer Aufgabe, anders als wenn du ohne Zeitlimits arbeitest.

Vom Zeitmanagement zum Selbstmanagement

Beim Zeitmanagement stoßen wir auch auf dem Begriff des Selbstmanagements. Überstunden, Stress und Hektik nagen an vielen Menschen und haben gerade in den letzten Jahren dazu geführt, dass immer mehr unter dem völligen „Ausgebrannt-Sein“ oder unter dem Burnout leiden. Sie finden überhaupt nicht mehr raus aus dem Strudel der Verpflichtungen und Aufgaben. Hier ist es in besonderem Maß an der Zeit, Aufgaben und den Arbeitsalltag besser zu planen, zu organisieren und sich Ziele zu setzen, um sich wieder selbst zu motivieren und einen Ausweg aus dem Strudel zu finden. Zeitmanagement ist also ein wesentlicher Schritt hin zu einem besseren Selbstmanagement.

TIPP: Verschafft euch morgens einen Überblick, plant die Aufgaben nach unterschiedlichen Prioritäten und motiviert euch über den Tag, z.B. indem ihr euch für erledigte Aufgaben eine kleine Belohnung gönnt (einen Cappuccino, einen Schokoriegel etc.).

Passende Persönlichkeitstests für dich:
Hast du das Erfolgs-Gen?
Welcher Typ bist du im Berufsleben?
Welche Tageszeit bist du?
Wie faul bist du wirklich?

Fazit: Wie das Eisenhower-Prinzip dein Leben verändert

Natürlich solltest du dir darüber bewusst sein, dass das Leben nicht so einfach wie das Eisenhower-Prinzip ist. Die einzelnen Aufgaben und die Teilabschnitte des Lebens lassen sich nicht in vier Quadranten einordnen und abheften. Dennoch gehört dieses Prinzip zu den Klassikern im Zeitmanagement und legt uns eine Weisheit nahe: Nicht immer sind die Aufgaben, die eine hohe Dringlichkeit haben, auch die wichtigsten am Tag. Wer von Anfang an die Aufgaben strukturiert angeht und diese in wichtige und unwichtige, dringende und weniger dringende Aufgabentypen einteilt, geht einen entscheidenden Schritt auf dem Weg zu mehr Effizienz und Gelassenheit.

PS: Wenn das Eisenhower-Prinzip auch einen der berühmtesten US-Präsidenten zum Namen hat, ist bis zum heutigen Tage nicht nachgewiesen, dass er diese Methode überhaupt praktiziert hat.