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Es ist wie verhext! Da rackert und rennt man den ganzen Arbeitstag \u00fcber wie ein Verr\u00fcckter und schafft es dennoch nicht, alle Punkte auf der To-do-Liste abzuhaken. Aber weshalb nur bleibt am Ende des Tages immer noch so viel Arbeit \u00fcbrig? Was hindert uns daran, Deadlines einzuhalten und effektiv zu arbeiten? Wo lie\u00dfe sich Zeit einsparen? Wir verraten es euch!<\/p>\n
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Im B\u00fcro angekommen, rufen viele zun\u00e4chst einmal routinem\u00e4\u00dfig ihre E-Mails ab. Direkt zu Beginn des Arbeitstages lauert hier also der Zeitfresser Nummer 1! Wie eine Adobe-Studie<\/a> ermittelte, verbringen wir n\u00e4mlich durchschnittlich 31,5 Stunden pro Woche nur damit, unsere E-Mails zu checken und zu beantworten. Das sind 6,3 Stunden t\u00e4glich \u2013 darunter 3,2 Stunden im Job (die restlichen 3,1 Stunden verwenden wir auf private E-Mails).<\/p>\n Tipp: Um dem Zeitfresser E-Mails im Job entgegenzuwirken, sollte man die E-Mails am besten der Reihe nach durchlesen und sofort entscheiden: beantworten, weiterleiten oder l\u00f6schen.<\/p>\n Oftmals finden zu Beginn eines Arbeitstages Meetings statt. Auch diese Zeit geht uns sinnbildlich f\u00fcr das Erledigen unserer Arbeit fl\u00f6ten. Im Schnitt sind es 4,9 Arbeitsstunden pro Woche, in denen wir in Meetings hocken. Zeit, die an anderer Stelle fehlt. Vor allem wenn Meetings keinen Zeitplan haben beziehungsweise nicht befristet sind, werden daraus echte Zeitfresser.<\/p>\n Tipp: Meetings am besten immer durch Tagesordnungspunkte beziehungsweise eine feste Reihenfolge der Themen strukturieren und auf eine maximale Dauer festlegen.<\/p>\n Auch das Telefon z\u00e4hlt zu den potenziellen Zeitfressern. Kundenkontakt ist in den meisten Branchen nat\u00fcrlich essentiell, dennoch sollte man sich ein ungef\u00e4hres zeitliches Limit f\u00fcr einen Anruf setzen. Sich andauernd in langatmige Gespr\u00e4che verwickeln zu lassen, kann den Zeitplan n\u00e4mlich geh\u00f6rig durcheinander bringen.<\/p>\n Tipp: Der Hinweis auf einen wichtigen Termin kann helfen, ein langatmiges und wom\u00f6glich wenig zielf\u00fchrendes Gespr\u00e4ch rechtzeitig zu beenden. Auch „stille Stunden“ sind ein Mittel, dem Zeitfresser Telefon Einhalt zu gebieten. Hierzu sind interne Absprachen mit den Kollegen n\u00f6tig. Zu bestimmten Zeiten k\u00f6nnen z.B. eine Rufumleitung zu einem Kollegen oder aber der Anrufbeantworter eingeschaltet werden. Ist die Arbeit dann erledigt, k\u00f6nnen die R\u00fcckrufe erfolgen.<\/p>\n Auch das Smartphone z\u00e4hlt zu den Zeitfressern. Denn Hand aufs Herz: Wer schaut nicht zwischendurch immer mal auf sein Smartphone, um mal eben kurz eine Whats App zu beantworten, eine SMS zu schreiben oder die Mailbox abzuh\u00f6ren. Besonders schlimm wird es, wenn man sogenannte Push-Mitteilungen erlaubt. Bei jedem Piep schaut man hin und muss sich anschlie\u00dfend jedes Mal erst wieder einarbeiten. Insgesamt geht einem dadurch durchschnittlich eine ganze Stunde verloren.<\/p>\n Tipp: Keine Push-Mitteilungen erlauben und das Smartphone am besten in der Tasche lassen.<\/p>\n Ein weiterer Zeitfresser ist das Internet. Es ist aber auch zu verf\u00fchrerisch: Kurz mal ein Video anschauen, mal eben einen Artikel lesen, schnell mal bei Facebook und Co. vorbeischauen \u2013 zack \u2013 schon ist wieder wertvolle (Arbeits)Zeit vergangen. 80 Prozent der Arbeitnehmer verklicken auf diese Art und Weise sogar bis zu zwei Stunden am Tag. Erschreckend \u2013 oder!?<\/p>\n Tipp: Wenn man es sich gar nicht verkneifen kann, w\u00e4hrend der Arbeit im Internet zu surfen, sollte man sich aber auf jeden Fall von vornherein ein zeitliches Limit setzen. Aber Vorsicht, wer w\u00e4hrend der Arbeit das Internet zu privaten Zwecken nutzt, riskiert (zumindest) eine Abmahnung.<\/p>\n Wer zu Perfektionismus neigt, l\u00e4uft ebenfalls Gefahr, Zeit zu vertr\u00f6deln. Denn wer zu pedantisch ist, verrent sich leicht in Details und verliert dadurch wertvolle Zeit. Zugegeben, manche Dinge wie Pr\u00e4sentationen etc. m\u00fcssen nat\u00fcrlich perfekt sein. Oftmals reichen aber auch 80 Prozent schon vollkommen aus, um eine wirklich gute Arbeit zu erledigen. Hier gilt es abzuw\u00e4gen. Wenn man alles zu 110 Prozent erledigen m\u00f6chte, bleibt zwangsl\u00e4ufig Arbeit liegen.<\/p>\n Tipp: F\u00fcr das \u00dcberpr\u00fcfen, korrigieren und nachjustieren einer Arbeit sollte man sich am besten ein Limit von zwei oder maximal drei Reviews setzen. Auch, da zu starkes und zu h\u00e4ufiges Nachjustieren kontraproduktiv sein kann. Wer hat nicht schon einmal den Begriff „Verschlimmbesserung“ geh\u00f6rt…<\/p>\n Perfektionismus kann also ein Zeitfresser sein. Umgekehrt kann es jedoch auch Zeit kosten, zu unordentlich zu sein. Herrscht Chaos auf dem Schreibtisch und\/oder ist die Ablage schlecht sortiert, verliert man wertvolle Zeit damit Akten, Unterlagen etc. zu suchen. In puncto Organisation ist eine kleine Portion Perfektionismus daher gar nicht so schlecht…<\/p>\n Tipp: Am besten legt man eine konkrete Zeit fest, zu der man sich voll und ganz der Ablage widmet und f\u00fcr Ordnung auf dem Schreibtisch sorgt. Das kann jeden Tag zur gleichen Uhrzeit sein oder aber einmal in der Woche in einer fest eingeplanten Arbeitsstunde – Hauptsache man h\u00e4lt sich daran und es entsteht eine gewisse Routine. Wer Rituale schafft, programmiert das Gehirn auf Gew\u00f6hnung und signalisiert ihm: „Jetzt wird aufger\u00e4umt!“. Dann kostet das Aufr\u00e4umen tats\u00e4chlich weniger \u00dcberwindung.<\/p>\n Genauso kontraproduktiv wie eine schlechte Ablage ist auch eine falsche Arbeitseinteilung. Man sollte die Arbeit daher stets an die pers\u00f6nliche Leistungskurve anpassen.<\/p>\n Tipp: Schwierige Aufgaben sollten zu den pers\u00f6nlichen Hochphasen erledigt werden, Routineaufgaben hingegen sollten f\u00fcr die kleinen Leistungstiefphasen eingeplant werden. Wer den pers\u00f6nlichen Biorhythmus bei der Arbeitseinteilung beachtet, wird deutlich effektiver arbeiten \u2013 und dadurch auch jede Menge Zeit einsparen. Bei den meisten Menschen liegen die Leistungshochphasen \u00fcbrigens am Vormittag und am sp\u00e4ten Nachmittag.<\/p>\n Nein, das ist kein Witz. Multitasking sollte zwar Zeit einsparen \u2013 tut es aber nicht! Forscher der Universit\u00e4t Utah<\/a> haben herausgefunden, dass mit Multitasking die Leistungsf\u00e4higkeit sogar um 40 Prozent sinkt. Muss sich das Gehirn parallel auf verschiedene Aufgaben in gleichem Ma\u00dfe konzentrieren und st\u00e4ndig zwischen diesen Aufgaben hin und her wechseln, ist das anstrengend und macht schnell m\u00fcde. Und das wiederum hat zur Folge, dass die Leistungshochphase deutlich k\u00fcrzer ausf\u00e4llt als normal.<\/p>\n Tipp: Besser ist es, sich auf eine Sache zu konzentrieren und die Punkte auf der To-do-Liste nacheinander abzuhaken. Wer sich voll und ganz einer einzigen Aufgabe widmet, arbeitet deutlich effektiver!<\/p>\n \u00dcberstunden rauben nicht nur Zeit f\u00fcrs Privatleben. Sie sind auch ein Zeitfresser im B\u00fcro. Klingt wie ein Widerspruch? Ist aber keiner! Wer zu oft zu lange arbeitet, hat zu wenig Zeit sich ausreichend zu erholen. Die Folge: Morgens kommt man ersch\u00f6pft zur Arbeit. Sind die Ruhepausen zu kurz, beginnt man den n\u00e4chsten Tag also bereits mit einem Energiedefizit. Klar, dass die Leistungshochphasen dadurch k\u00fcrzer ausfallen \u2013 und somit auch die Arbeit darunter leidet.<\/p>\n Tipp: Besser ist es, p\u00fcnktlich Feierabend zu machen und morgens ausgeruht an die Arbeit zu gehen. Denn Ausgeruht erledigt man viele Aufgaben in einer halben Stunde, in die man am Abend zuvor ein oder sogar zwei \u00dcberstunden investiert h\u00e4tte.<\/p>\n Sehr viel Zeit verlieren wir au\u00dferdem dadurch, die Arbeit anderer zu erledigen. Nat\u00fcrlich ist es absolut legitim die Kollegen zu unterst\u00fctzen und ihnen auch mal unter die Arme zu greifen. Wer gar nicht „Nein“ sagen kann, verliert jedoch sehr viel Zeit f\u00fcr die eigene Arbeit. Daher: Helfen ist ausdr\u00fccklich erlaubt \u2013 aber eben nur, solange die eigene Arbeit nicht darunter leidet!<\/p>\n Tipp: Im Grunde ist es ganz simpel, diesem Zeitfresser Herr zu werden. Man sollte einfach auch mal „Nein“ sagen, wenn einen die Kollegen um einen Gefallen bitten, es gerade zeitlich aber \u00fcberhaupt nicht passt. Daf\u00fcr sollten die Kollegen nun wirklich Verst\u00e4ndnis haben.<\/p>\n Generell sind Unterbrechungen durch Kollegen ein nicht zu untersch\u00e4tzender Zeitfresser. Wissenschaftler der Universit\u00e4t Kalifornien<\/a> fanden heraus, dass ein B\u00fcromensch nach einer unfreiwilligen Pause bis zu 25 Minuten ben\u00f6tigt, bis er den Faden wieder aufgenommen hat. Wertvolle Zeit, in der man \u00fcberaus produktiv sein k\u00f6nnte!<\/p>\n Tipp: Um solche Unterbrechungen zu vermeiden, sollte man interne Absprachen treffen und den Kollegen klar verdeutlichen, wann man nicht gest\u00f6rt werden m\u00f6chte. Das kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn die B\u00fcrot\u00fcr geschlossen ist oder einfach zu festgelegten Zeiten.<\/p>\n Auch L\u00e4rm kann ein Zeitfresser sein. Ganz gleich ob es der lauthals telefonierende Kollege, die Baustelle vor dem B\u00fcro oder die leisen Kl\u00e4nge des Radios im Hintergrund sind, L\u00e4rm stellt immer eine Ablenkung dar und st\u00f6rt die Konzentration.<\/p>\n Tipp: Vor allem in Gro\u00dfraumb\u00fcros l\u00e4sst sich eine gewisse Ger\u00e4uschkulisse nicht vermeiden. Wer Schwierigkeiten hat, sich bei L\u00e4rm zu konzentrieren, sollte daher immer ein P\u00e4ckchen Ohrst\u00f6psel in der Schublade haben. Mit Ohropax l\u00e4sst sich der L\u00e4rm zur Not einfach aussperren.<\/p>\n Ein gutes Verh\u00e4ltnis zu den Arbeitskollegen ist wichtig. Schlie\u00dflich kann nur so eine angenehme Arbeitsatmosph\u00e4re entstehen. Ein kleines Pl\u00e4uschchen tr\u00e4gt nat\u00fcrlich zu einem guten Verh\u00e4ltnis bei. Aber: Genau hier lauert auch ein nicht zu untersch\u00e4tzender Zeitfresser. Im Schnitt frisst Klatsch bis zu eine Stunde am Tag. Auch wenn Smalltalk mit Kollegen zusammenschwei\u00dft und einen Ausgleich zur Arbeit schafft, sollte man es also dennoch nicht damit \u00fcbertreiben. Andernfalls bleibt am Ende des Tages wom\u00f6glich einiges an Arbeit liegen.<\/p>\n Tipp: Ein ungef\u00e4hres Zeitliches Limit pro Gespr\u00e4ch hilft auch hier, den Zeitfresser Smalltalk ein wenig einzud\u00e4mmen. Der Verweis auf ein wichtiges Telefonat oder eine dringende Arbeit hilft, den „Absprung“ zu schaffen. L\u00e4ngere Gespr\u00e4che sollten direkt auf die Mittagspause oder den Feierabend vertagt werden.<\/p>\n Und nat\u00fcrlich darf auch der Klassiker unter den Zeitfressern in unserer Liste nicht fehlen: Die Prokrastination. Wer dazu neigt, (unangenehme) Aufgaben immer wieder vor sich herzuschieben, l\u00e4sst sich nur allzu gerne ablenken und kommt daher niemals rechtzeitig zu Potte.<\/p>\n Tipp: Um die Aufschieberitis in den Griff zu bekommen, sollte man f\u00fcr ungeliebte T\u00e4tigkeiten am besten feste Termine einf\u00fchren. Weitere Tipps, um der Prokrastination zu begegnen, gibt es hier<\/a>.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]<\/p>\n Im Job lauern zahlreiche Zeitfresser, die in Kombination miteinander durchaus einen erheblichen Teil des Arbeitstages vereinnahmen k\u00f6nnen. Um den „Arbeitsausfall“ auf ein Minimum zu reduzieren, sollte man daher versuchen diese Zeitfresser f\u00fcr einen bestimmten Zeitraum (z.B. t\u00e4glich eine Stunde) so weit wie m\u00f6glich zu reduzieren. Der Anrufbeantworter oder die Rufumleitung sollten in dieser Zeit eingeschaltet sein, das Smartphone sollte in der Tasche verschwinden, die B\u00fcrot\u00fcr sollte geschlossen und Kollegen darum gebeten werden, St\u00f6rungen zu unterlassen. So lassen sich die Leistungshochphasen am effektivsten nutzen und schwierige Aufgaben konzentriert erledigen.[\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]Fallen euch weitere Zeitfresser ein? Womit vertr\u00f6delt ihr h\u00e4ufig eure Zeit? Wir freuen uns \u00fcber eure Kommentare![\/vc_column_text][\/vc_column][\/vc_row][vc_row][vc_column][vc_tta_accordion active_section=““][vc_tta_section title=“Quellen“ tab_id=“1593400192166-d80e2e0c-215b“][vc_column_text]<\/p>\n [\/vc_column_text][\/vc_tta_section][\/vc_tta_accordion][\/vc_column][\/vc_row]<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" … <\/p>\n2.) Meetings<\/h3>\n
3.) Telefon<\/h3>\n
4.) Smartphone<\/h3>\n
5.) Internet<\/h3>\n
6.) Perfektionismus<\/h3>\n
7.) Unordnung<\/h3>\n
8.) Falsche Arbeitseinteilung<\/h3>\n
9.) Multitasking<\/h3>\n
10.) \u00dcberstunden<\/h3>\n
11.) Helfersyndrom<\/h3>\n
12.) Unterbrechungen durch Kollegen<\/h3>\n
13.) L\u00e4rm<\/h3>\n
14.) Smalltalk mit den Kollegen<\/h3>\n
15.) Aufschieberitis<\/h3>\n
Fazit<\/h2>\n
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