Zeitmanagement: Mit diesen 10 Tricks hast du sofort mehr Zeit!

Zu den größten Problemen, mit denen wir uns im Leben herumschlagen, gehört der Mangel an Zeit. Keine Zeit zum Ausruhen, zum Schlafen, um Freunde zu treffen und endlich dem Hobby nachzugehen. Ganz nebenbei trödeln viele den gesamten Tag und werfen kostbare Stunden und Minuten weg, die sie für etwas ganz Anderes nutzen könnten. Ein effektives und durchdachtes Zeitmanagement setzt dem Ganzen ein Ende. Lasst uns mit ein paar praktischen Tricks beginnen, dir sofort mehr Zeit verschaffen.

Zunächst einmal brauchst du klare Ziele für den Tag, die Woche und den Monat, um dein Handeln und die damit verbundene Zeit zu verbinden. Wer sich ein paar Minuten Zeit nimmt, um alle Vorhaben der nächsten Monate effektiv einzuteilen, ist auf dem besten Wege zu einem durchdachten Zeitmanagement. Zu den wichtigsten zeitintensiven Beschäftigungen gehören Familie, Haushalt und Job. Alle hier vorgestellten Ansätze sollte man auf diese Bereiche anwenden.

Verwandte Dinge in Blöcken erledigen

Am meisten Zeit geht verloren, wenn du die Dinge einzeln hintereinander und losgelöst voneinander erledigst. Es wäre viel sinnvoller, Blöcke anzulegen, die verwandte und zusammenhängende Aktionen verbinden. Die Wege zwischen den einzelnen Aufgaben entfallen und somit sparst du sofort Zeit. So sollte der Einkauf mit der Bahn, der Post oder anderen Erledigungen in der Stadt verbunden werden. Vermeide eine chaotische Fahrt in die Stadt und lege dir vorab einen Plan an, in dem du die einzelnen Unterpunkte abarbeitest.

Möchtest etwas im Haus reparieren oder Instandsetzen? Dann solltest du eine Liste an aufgelaufenen Arbeiten zusammensuchen. Wenn das Werkzeug erst einmal aus dem Keller oder dem Gartenschuppen vor dir liegt, kannst du gleich mehrere Projekte erledigen.

Zeiten für Aufgaben einstellen und einhalten

So ganz ohne Uhren und Zeitmanagement wird es im Beruf nicht vorangehen. Wenn du dir zum Beispiel für bestimmte Aufgaben und Erledigungen eine Zeitgrenze setzt, hat die Erfahrung gezeigt, dass du so viel effektiver arbeitest. Lege eine bestimmte Zeit für die Arbeit fest, stelle dir einen Alarm auf dem Smartphone ein und beende die Aufgaben zum festgelegten Zeitpunkt. Halte dich an deinen Zeitplan, dann wird der Tag strukturierter ablaufen.

Zeitplan nach Zielen strukturieren

Wer nun denkt, bei einem ordentlichen Zeitmanagement ist es damit getan, ein paar Termine im Timeplaner festzuhalten, irrt gewaltig. Wer strukturierter und effektiver arbeiten und leben möchte, setzt sich Ziele und macht diese in der Planung im Kalender oder auf dem Papier sichtbar. Dabei ist es wichtig, den Fokus auf das Wesentliche zu legen. Wobei der Termin an sich nur etwas ist, an das du dich erinnern sollst.

Wenn du dir Zeitlimits setzt für eine Aufgabe, müssen diese auch eingehalten werden. Hier hilft die Wecker-Funktion. Klingelt der Wecker, ist die Zeit für die Aufgabe beendet und du widmest dich der nächsten Aufgabe. Hast du festgestellt, dass dir nicht genug Zeit geblieben ist, solltest du später neu strukturieren.

Aufgaben nach Status & Bedeutung ordnen

Das Wichtigste ist wohl die To-Do-Liste. Steht eine Klausur oder eine Prüfung an, rangiert das Abendessen oder der Hausputz wohl nicht an erster Stelle. Mit einer einfachen Liste ist es jedoch nicht getan. Du solltest den Aufgaben Prioritäten zuordnen. Nur dann hast du auch das Gefühl, etwas persönlich zu schaffen und voranzukommen. Dabei ist es nicht einmal sinnvoll, sich von besonders dringenden Aufgaben hetzen zu lassen. Die Priorität liegt auf der Präferenz einer Aufgabe und nicht auf ihrer Dringlichkeit. Gegebenenfalls ist es sinnvoll, eine Verpflichtung und Aufgabe abzulehnen oder zu verschieben.

Durch Zeitmanagement deinen Aufwand herunterfahren

Viele verträumen den ganzen Tag, da sie mit sehr hohem Aufwand an Aufgaben herangehen. Dabei wird die Messlatte oftmals viel zu hochgelegt. Es würde reichen, den Aufwand herunterzufahren und diese Aufgabe mit etwas weniger Einsatz zu erledigen. Tatsächlich ist es absolut sinnvoll, bei einigen Aufgaben auf die Präzision zu verzichten und einen Kompromiss zu finden. Es gilt hier das Pareto-Prinzip (80/20).

Bist du zum Beispiel mit der Aufgabe betraut, einen Bericht zu schreiben, reicht es oftmals die Vorlage zu kopieren und mit persönlichen Notizen zu versehen. Ein handschriftlich angefertigter neuer Bericht, würde viel mehr Zeit in Anspruch nehmen. Hier stoßen vor allen Dingen Perfektionisten an ihre Grenzen, die sich oftmals für jede Aufgabe aufopfern und viel zu viel Zeit investieren. Im Sinne des selbstbestimmten Zeitmanagements schaffst du es tatsächlich zu mehr Qualität und Arbeitsfreude.

Natürlich ist es sinnvoll, den Laminatboden vorerst staubfrei zu wischen und danach noch mit einer Pflege zu versehen und jede Ecke sowie unter dem Sofa und unter dem Tisch mitzunehmen. Doch bevor die Aufgabe vollkommen liegen bleibt, reicht es erst einmal, einen groben Reinigungsdurchgang vorzunehmen.

Aufgaben miteinander kombinieren

Oftmals sind es die Kleinigkeiten, die unnötig aufhalten. Beobachte, welche Wege du zwischen verschiedenen Tätigkeiten zurücklegst.

• Wie lang ist der Weg zwischen dem Schreibtisch und der Kaffeemaschine?
• Wo holst du das Wasser für die Blumen?
• Wo steht der Drucker?

Es ist sinnvoll, ein Büro harmonisch zu strukturieren und die Arbeitswege so kurz wie nur möglich zu halten. Wie wäre es, eine Tasse Kaffee zu kochen, ein paar Minuten abzuschalten und ganz nebenbei das Wasser für die Blumen aus der Kaffeeküche zu holen?

Checklisten für effektives Zeitmanagement

Es gibt wichtige Aufgaben, die wiederkehren. Da wäre es nervig, sich immer wieder aufs Neue zu erinnern. Ob im Urlaub, im Haushalt, auf der Arbeit oder bei einer Feier: Checklisten helfen, die Übersicht zu behalten und noch dazu Zeit zu sparen. Punkt für Punkt wird abgearbeitet und bringt dich einen Schritt weiter auf dem Weg zu deinen Zielen.

Entspannung und Pausen einplanen

Über den ganzen Tag hinweg durchzupowern, dehnt einige Aufgabe unnötig aus. Empfehlenswerter wäre es, regelmäßige Pausenzeiten mit einzuplanen, um sich den notwendigen Abstand zur Arbeit und zu den Aufgaben zu gönnen. Hier reichen oftmals 10-15 Minuten an der frischen Luft aus, um sich neue Energie zu holen.

Intensive Aufgaben zu den Hochzeiten

Nun hat jeder am Tag eine Hochzeit, in der er besonders viele Aufgaben sehr gut erledigt. Demgegenüber stehen die Zeiten am Tag, in denen du dich bemühst, am Ball zu bleiben. Oftmals liegt das Leistungshoch in den Vormittagsstunden. Wohingegen die eigenen Fähigkeiten zur Mittagszeit absacken. Tatsächlich bewegt sich ein zweites Leistungshoch zwischen 18:00 Uhr und 21:00 Uhr. Wer hier seine Leistungskurve individuell strukturiert und mit den Aufgaben in Einklang bringt, kann jede Menge Zeit sparen und dabei relaxen.

Mit kleineren Struktureinheiten zum besseren Zeitmanagement

Wie schon ein chinesisches Sprichwort sagt, beginnt die längste Reise mit dem ersten Schritt. Für viele rückt das Endergebnis und das Ziel in weiter Ferne, das nagt an der Motivation. Hier wäre es doch viel sinnvoller, sich kleine Schritte zu schaffen und zwischenzeitliche Erfolge zu feiern. Gerade wenn man an einem großen Projekt arbeitet, sollten diese Struktureinheiten die eigenen Ziele absichern.

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Fazit: Das Wichtigste beim Zeitmanagement

Wer sein Leben bewusst und gezielt gestaltet, kann jede Menge Zeit sparen. Oftmals vertrödeln wir durch Ablenkungen, eine falsche Zeiteinteilung und unnötige Wege pro Tag jede Menge Minuten und in der Woche sogar Stunden. Limits, feste Zeiteinheiten und strukturierte Teilaufgaben helfen, in eigenen Tag in den Griff zu bekommen und selbst hoch gesetzte Ziele mühelos zu erreichen.